Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 13. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

(1) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Überlassung und den Betrieb der Anwendung Saniakte zwischen

Lucas Paulick, Friedensallee 1, 16556 Borgsdorf, E-Mail kontakt@saniakte.de, Telefon 015253780358 (nachfolgend „Anbieter")

und dem Kunden.

(2) Kunde im Sinne dieser Bedingungen sind Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, eingetragene und nicht eingetragene Vereine, Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie sonstige Organisationen, die Saniakte im Rahmen ihrer Tätigkeit einsetzen. An Verbraucher im Sinne des § 13 BGB richtet sich das Angebot nicht.

(3) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Gegenstand der Leistung

(1) Saniakte ist eine Webanwendung zur Dokumentation von Hilfeleistungen im Sanitäts- und Rettungsdienst. Sie erfasst Einsätze und Dienste, führt das Ersthelferprotokoll, erzeugt daraus ausgefüllte PDF-Dokumente und löscht Einsätze nach Ablauf der eingestellten Frist.

(2) Der Anbieter richtet für den Kunden eine eigene Installation ein, betreibt sie auf einem Server in Deutschland, spielt Aktualisierungen ein und sichert die Daten. Jede Installation trägt genau eine Organisation; Daten verschiedener Kunden liegen in getrennten Datenbanken.

(3) Saniakte ist ein Werkzeug zur Dokumentation, kein Medizinprodukt. Die Anwendung stellt keine Diagnose, gibt keine Behandlungsempfehlung und ersetzt keine fachliche Beurteilung. Sie hat keine medizinische Zweckbestimmung im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745. Die Verantwortung für Inhalt und Richtigkeit der Dokumentation und für jede daraus abgeleitete Entscheidung liegt beim Kunden und den für ihn tätigen Personen.

(4) Der jeweilige Leistungsumfang ergibt sich aus der gebuchten Stufe nach der Preisliste unter https://saniakte.de/preise.html in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung. Die Stufen unterscheiden sich in der Zahl der Helferkonten und im Umfang der Unterstützung; der Funktionsumfang der Dokumentation ist in allen Stufen gleich. Die freie Stufe ist unentgeltlich und auf zwei Helferkonten sowie zwei gleichzeitig laufende Dienste begrenzt; gegen das in der Preisliste ausgewiesene Entgelt können bis zu drei Zusatzkonten dazu gebucht werden. Für die freie Stufe gelten weder ein Einrichtungsentgelt noch eine zugesagte Antwortzeit, und der Anbieter kann sie mit einer Frist von einem Monat einstellen. In den entgeltlichen Stufen ist die Zahl gleichzeitig laufender Dienste nicht begrenzt. Ist die Zahl der Konten der gebuchten Stufe erreicht, weist die Anwendung beim Anlegen eines weiteren darauf hin. Ein Wechsel der Stufe kostet kein Entgelt. Ein Wechsel in eine höhere Stufe ist jederzeit ohne Unterbrechung des Betriebs möglich; die höhere Stufe steht sofort zur Verfügung und wird ab dem Ersten des folgenden Monats berechnet. Ein Wechsel in eine niedrigere Stufe ist mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende möglich (§ 8 Absatz 2). Bei Jahreszahlung wirken der Wechsel in eine niedrigere Stufe und die Kündigung eines Zusatzmoduls zum Ende des bezahlten Jahres; ein Wechsel in eine höhere Stufe ist jederzeit möglich, und der Aufpreis wird anteilig für die restlichen Monate des bezahlten Jahres berechnet.

(4a) Neben den Stufen bietet der Anbieter Zusatzmodule an, die zu jeder Stufe gebucht werden können. Welche Module es gibt und was sie kosten, ergibt sich aus der Preisliste unter https://saniakte.de/preise.html. Ein Modul ist erst nutzbar, wenn es gebucht ist; die Verwaltung des Kunden kann es nicht selbst einschalten. Zusatzmodule können einzeln mit der Frist des § 8 Absatz 2 (ein Monat zum Monatsende) gekündigt werden, ohne dass der übrige Vertrag endet.

(5) Der Anbieter entwickelt Saniakte fortlaufend weiter. Er darf den Leistungsumfang erweitern und einzelne Funktionen ändern, soweit der vertraglich geschuldete Zweck erhalten bleibt und der Kunde dadurch nicht schlechter gestellt wird. Der Wegfall einer wesentlichen Funktion berechtigt den Kunden zur Kündigung nach § 8 Absatz 4.

§ 3 Zustandekommen des Vertrages

(1) Die Darstellung auf der Website ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Anfrage.

(2) Mit dem Absenden des Kontaktformulars, einer E-Mail oder eines unterzeichneten Auftragsformulars gibt der Kunde ein Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter den Auftrag in Textform bestätigt oder die Installation bereitstellt.

(3) Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (§ 10) ist vor der ersten Verarbeitung personenbezogener Daten abzuschließen. Er ist Bestandteil des Vertrages.

§ 4 Bereitstellung, Zugangsdaten

(1) Der Anbieter richtet die Installation nach Zahlung des ersten fälligen Entgelts — bei monatlicher Zahlung des Einrichtungsentgelts, bei Jahreszahlung des Jahresentgelts — und Vorliegen der erforderlichen Angaben ein, in der Regel innerhalb von fünf Werktagen. In der freien Stufe entfällt die Zahlung.

(2) Der Kunde erhält ein erstes Konto mit Verwaltungsrechten. Dazu erhält er per E-Mail einen Einrichtungslink, der 72 Stunden und genau einmal gültig ist; über ihn legt er sein Passwort selbst fest.

(3) Der Kunde verwaltet die Konten seiner Helferinnen und Helfer selbst. Er sorgt dafür, dass Zugangsdaten nicht an Dritte gelangen, dass ausgeschiedene Personen unverzüglich gesperrt werden und dass jedes Konto nur von einer Person genutzt wird.

§ 5 Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde benennt eine Ansprechperson und hält deren Kontaktdaten aktuell.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm eingestellten Inhalte — insbesondere hochgeladene Vorlagen, Logos und Texte — keine Rechte Dritter verletzen.

(3) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm verarbeiteten Daten verantwortlich, insbesondere für die Erfüllung seiner Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen und für die Einhaltung der für ihn geltenden Aufbewahrungsfristen.

(4) Störungen meldet der Kunde in Textform mit einer Beschreibung, die dem Anbieter die Nachstellung ermöglicht.

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung, Unterstützung

(1) Der Anbieter schuldet eine Verfügbarkeit der Installation von 99 % im Monatsmittel, gemessen am Übergabepunkt zum Internet des Rechenzentrums.

(2) Nicht als Ausfall gelten Zeiten angekündigter Wartung, Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters — insbesondere beim Rechenzentrum, beim Netzbetreiber oder auf Seiten des Kunden — sowie Zeiten höherer Gewalt.

(3) Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter, soweit möglich, mindestens 24 Stunden vorher in Textform an und führt sie außerhalb üblicher Einsatzzeiten durch. Sicherheitsrelevante Aktualisierungen darf er ohne Vorankündigung sofort einspielen.

(4) Unterstützung leistet der Anbieter per E-Mail an kontakt@saniakte.de. In der Stufe Basis antwortet er in der Regel innerhalb von zwei Werktagen, in der Stufe Frei besteht keine zugesagte Antwortzeit, in den Stufen Dienst und Verband antwortet er innerhalb eines Werktages. Störungen, die den Betrieb verhindern, kann der Kunde in allen Stufen telefonisch melden; die Telefonnummer steht in der Auftragsbestätigung. Telefonische Unterstützung bei Fragen und Beratung gehört zur Stufe Verband.

(5) Die Daten der Installation werden täglich gesichert; die Sicherungen werden 30 Tage vorgehalten. Der Kunde kann jederzeit selbst exportieren (§ 9).

§ 7 Vergütung, Zahlung

(1) Es gelten die Preise der bei Vertragsschluss geltenden Preisliste. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG; Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen und nicht erhoben. Entfällt die Kleinunternehmerregelung, verstehen sich die Preise ab diesem Zeitpunkt zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer; der Anbieter teilt das nach § 7 Absatz 3 mit.

(2) Das Einrichtungsentgelt fällt einmalig an, wenn der Kunde erstmals eine entgeltliche Stufe bucht, auch wenn er zuvor die freie Stufe genutzt hat. Es wird mit der ersten Rechnung zur entgeltlichen Stufe berechnet. In der freien Stufe fällt es nicht an, und bei Jahreszahlung entfällt es. Wechselt der Kunde von Jahreszahlung zu monatlicher Zahlung, wird das entfallene Einrichtungsentgelt mit der ersten monatlichen Rechnung fällig. Abgerechnet wird je Kalendermonat, vom Ersten bis zum Monatsende; bei Jahreszahlung über zwölf Kalendermonate ab dem Ersten. Der erste Monat und jeder angebrochene Monat werden anteilig nach Tagen berechnet. Das laufende Entgelt wird bei monatlicher Zahlung monatlich im Voraus berechnet; bei Jahreszahlung werden für ein Jahr im Voraus zehn statt zwölf Monate berechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen.

(3) Der Anbieter darf die Entgelte für laufende Verträge mit einer Frist von acht Wochen zum Monatsende in Textform ändern. Erhöht sich das Entgelt um mehr als 5 % gegenüber dem bisherigen, kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden zum Änderungszeitpunkt kündigen. Auf dieses Recht weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

(4) Gerät der Kunde mit einem Betrag in Höhe von zwei Monatsentgelten in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung mit einer Frist von zehn Tagen sperren. Die Daten bleiben während der Sperre erhalten. Die Zahlungspflicht besteht fort.

(4a) Entgelte für gebuchte Zusatzmodule werden zusammen mit dem laufenden Entgelt berechnet und auf der Rechnung gesondert ausgewiesen.

(5) Vereine und gemeinnützige Organisationen erhalten den auf der Preisseite ausgewiesenen Nachlass (30 Prozent) auf das laufende Entgelt der entgeltlichen Stufen gegen Vorlage des Freistellungsbescheids oder eines vergleichbaren Nachweises. Auf das Einrichtungsentgelt gilt der Nachlass nicht.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.

(2) Beide Seiten können mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen. Bei Jahreszahlung wirkt die Kündigung zum Ende des bezahlten Jahres; für den Rest des Jahres wird nichts erstattet. Ist eine Mindestlaufzeit vereinbart, gilt sie vorrangig.

(3) Die Kündigung bedarf der Textform. Eine E-Mail an kontakt@saniakte.de genügt.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Kunden insbesondere vor, wenn eine wesentliche Funktion dauerhaft entfällt oder die Verfügbarkeit nach § 6 Absatz 1 in drei aufeinanderfolgenden Monaten unterschritten wird.

§ 9 Daten des Kunden, Herausgabe, Löschung

(1) Alle in der Installation gespeicherten Daten bleiben Daten des Kunden. Der Anbieter erwirbt daran keine Rechte und nutzt sie nicht zu eigenen Zwecken.

(2) Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst ausgeben: jeden Einsatz als PDF, jeden Dienst als Übersicht, die vollständigen Bestände als Datei. Nach Vertragsende stellt der Anbieter auf Anforderung binnen 14 Tagen eine vollständige Ausgabe in einem gängigen Format bereit.

(3) 30 Tage nach Vertragsende löscht der Anbieter die Installation samt aller Daten und Sicherungen, sofern der Kunde nicht vorher in Textform eine längere Frist vereinbart hat. Die Löschung wird auf Wunsch bestätigt.

(4) Die Löschfristen innerhalb der Anwendung — voreingestellt zehn Jahre nach § 630f Absatz 3 BGB — stellt der Kunde selbst ein. Für ihre Einhaltung ist er verantwortlich.

§ 10 Datenschutz

(1) Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

(2) Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, abrufbar unter https://saniakte.de/avv.html. Er ist vor der ersten Verarbeitung personenbezogener Daten abzuschließen und geht diesen Bedingungen in Fragen der Verarbeitung vor.

(3) In Saniakte werden Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet. Beide Seiten treffen dafür die im Auftragsverarbeitungsvertrag beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

§ 11 Rechte an der Software

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, Saniakte im vereinbarten Umfang für eigene Zwecke zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die Anwendung nicht Dritten überlassen, nicht vermieten und nicht außerhalb der eigenen Organisation zugänglich machen. Ehrenamtlich für den Kunden tätige Personen gelten nicht als Dritte.

(3) Zurückentwickeln, Entschlüsseln oder Verändern des Programmcodes ist nur in den Grenzen der §§ 69d und 69e UrhG zulässig.

§ 12 Gewährleistung

(1) Für die Überlassung der Anwendung auf Zeit gilt Mietrecht. Der Anbieter erhält die Anwendung während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Absatz 1 Alternative 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(3) Mängel zeigt der Kunde unverzüglich nach Entdeckung in Textform an.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf das im Jahr des schädigenden Ereignisses gezahlte Entgelt, mindestens jedoch auf 1.000 €.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur bis zu dem Aufwand, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung durch den Kunden für die Wiederherstellung entstanden wäre. Absatz 1 bleibt unberührt.

(4) Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Die Absätze 1 bis 3 gelten auch für die persönliche Haftung von Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 14 Höhere Gewalt

Ereignisse, die der Anbieter nicht zu vertreten hat und die ihm die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen — insbesondere Ausfälle des Rechenzentrums, Störungen öffentlicher Netze, behördliche Anordnungen, Streik oder Naturereignisse —, befreien ihn für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht. Dauert die Störung länger als zwei Monate, kann jede Seite den Vertrag kündigen.

§ 15 Änderung dieser Bedingungen

(1) Der Anbieter darf diese Bedingungen ändern, soweit die Änderung notwendig ist, um sie an eine geänderte Rechtslage, an höchstrichterliche Rechtsprechung oder an eine Änderung des Leistungsangebots anzupassen, und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Die Änderung teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die Änderung als angenommen. Auf die Bedeutung des Schweigens und auf das Kündigungsrecht weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.

(3) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.

(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.