Saniakte ersetzt das Papierprotokoll durch eine Webanwendung auf Handy, Tablet oder Rechner. Der einfache Eintrag braucht fünf Angaben, das vollständige Ersthelferprotokoll enthält alle Felder der Papiervorlage und erzeugt am Ende die ausgefüllte Originalvorlage als PDF.
Die Demo öffnet angemeldet und läuft mit erfundenen Daten — bitte keine echten Patientendaten eintragen. Falls die Anmeldung einmal nicht von selbst geschieht: demo@saniakte.de und SaniakteDemo.
Server in Deutschland Eine Organisation je Installation
Die Papiervorlage ist inhaltlich richtig. Sie scheitert an dem, was nach dem Einsatz mit ihr passiert.
Auf dem Knie geschrieben, bei Regen, in Eile. Wer das Protokoll später auswerten oder an den Rettungsdienst weiterreichen soll, muss die Schrift erst entziffern.
Ein Blatt bleibt beim Betroffenen, eines im Ordner, eines geht auf dem Weg dorthin verloren. Fehlt der Durchschlag, fehlt die Dokumentation.
Behandlungsunterlagen sind nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre aufzubewahren. Im Papierarchiv muss jemand jedes Jahr aussortieren — und weiß, dass es niemand tut.
Zwei Erfassungsarten, eine Übersicht, ein Archiv mit Frist. Mehr braucht ein Sanitätsdienst zur Dokumentation nicht, ob im Sanitätswachdienst auf einer Veranstaltung oder als First Responder — und alles davon ist in jeder Stufe dabei.
Für alles, was in einer Zeile der Übersicht Platz hat: Pflaster, Blase, Kopfschmerztablette. Abgefragt werden Datum und Uhrzeit, Vor- und Nachname, was war und was getan wurde, dazu die Unterschrift des Helfers — genau die Spalten, die auch in der Übersicht Hilfeleistungen stehen.
Fertig in etwa einer halben Minute. Stellt sich später heraus, dass mehr nötig ist, wird der Eintrag zum vollständigen Protokoll erweitert — nichts geht verloren.
Für alles, was ernst ist: Kreislauf, Sturz, Übergabe an den Rettungsdienst. Das Protokoll führt durch alle Felder der Papiervorlage — Einsatzdaten und eingeteilte Helfer, Person, Befund mit bis zu vier Reihen Vitalwerten, Maßnahmen aus festem Katalog, Bilder, Unterschriften, Prüfen und Speichern.
Kein neues Formular, an das sich alle gewöhnen müssen: Saniakte füllt das Ersthelferprotokoll im Layout der mitgelieferten Vorlage aus. Eine eigene Fassung mit Ihrem Stempel lässt sich hinterlegen, wenn sie dieselbe Anordnung hat. Andere Vordrucke werden nicht unterstützt.
Je Dienst eine fortlaufend nummerierte Liste im Layout der Vorlage, am Bildschirm und als PDF mit neun Zeilen je Seite. Zeilen aus vollständigen Protokollen sind gekennzeichnet und verlinkt.
Fünf Unterschriften je Einsatz: Richtigkeit, Ablehnung, Kenntnisnahme des Datenschutzhinweises, Empfang, Helfer. Finger und Maus funktionieren gleich. Ist keine Unterschrift möglich, wird der Grund festgehalten statt ein leeres Feld zu drucken.
Ein eigener Dienst löscht täglich, was fällig ist: Einsatz, PDF, Unterschriften und Protokolllinks. Für die Statistik bleibt eine Zählzeile je Monat, ohne Namen und ohne Kennungen.
Dienste mit QR-Code zum Einteilen, Fahrzeuge und Verbrauchsmaterial aus eigenen Listen, Dokumente der Organisation, Postfach, Auskunft nach Artikel 15 und ein Änderungsprotokoll.
Die Dokumentation ist in jeder Stufe vollständig. Wer darüber hinaus Dienste plant oder große Lagen führt, bucht dafür ein Modul dazu — je 5 € im Monat, jederzeit wieder abbestellbar.
Die Anwendung verarbeitet Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die folgenden Eigenschaften sind Teil des Systems, nicht Sache der Organisation.
Wir betreiben die Anwendung für Sie auf einem Server in Nürnberg — jede Organisation in einer eigenen Installation mit eigener Datenbank und eigener Anmeldung. Es gibt keinen gemeinsamen Datentopf, keine Übertragung in eine fremde Cloud und keine Weitergabe an Dritte.
Alle Verbindungen laufen über TLS, HSTS ist gesetzt. Serverlogs werden ohne Query-Strings und ohne Authorization-Header geschrieben, PDF- und Auskunftsantworten mit Cache-Control no-store. Die Datenbank ist an 127.0.0.1 gebunden.
Die Aufbewahrungsfrist folgt § 630f Abs. 3 BGB, voreingestellt auf zehn Jahre ab Anlage des Einsatzes; sie wird beim Einrichten festgelegt und auf Wunsch geändert. Gelöscht wird hart, nicht anonymisiert. Jeder Lauf schreibt eine Protokollzeile mit Zähler und Zeitraum, ohne Namen.
Der Betroffene erhält seine Dokumentation über einen QR-Link ohne Anmeldung. Das Token verfällt nach 48 Stunden und wird danach gelöscht; das PDF selbst bleibt für die Organisation über den Login erreichbar.
Auskunftspakete für Helfer und für Betroffene lassen sich erzeugen und weitergeben. Läuft die Aufbewahrungsfrist noch, zeigt die Anwendung das Fristende und bietet die Verarbeitungseinschränkung nach Art. 18 DSGVO an, statt die Anfrage stillschweigend abzulehnen. Jede Auskunft wird protokolliert.
Außer dem Session-Cookie werden keine Cookies gesetzt und keine Tracking-Dienste eingebunden. Impressum und Datenschutzerklärung sind ohne Anmeldung erreichbar und ziehen ihre Angaben aus den Organisationsdaten.
Vom Einsatz bis zum fertigen Einsatzprotokoll beim Betroffenen.
Der Helfer meldet sich mit seinem Konto an. Ein Zurücksetzen des Passworts per E-Mail gibt es nicht; neue Passwörter vergibt die Einsatzleitung.
Einfacher Eintrag für Pflaster, Kühlpack und Kreislaufschwäche. Vollständiges Protokoll bei Übergabe an den Rettungsdienst, invasiven Maßnahmen, Verletzungen oder abgelehnter Behandlung.
Betroffener und Helfer unterschreiben direkt auf dem Gerät. Ist eine Unterschrift nicht möglich, wird der Grund erfasst — etwa nicht ansprechbar oder verweigert.
Aus dem Protokoll entsteht das ausgefüllte Original-PDF mit QR-Link. Der Eintrag steht in der Übersicht des Dienstes, die Frist läuft ab diesem Tag.
Ein einfacher Eintrag lässt sich jederzeit zum vollständigen Protokoll erweitern; die erfassten Felder werden übernommen. Der umgekehrte Weg ist nicht vorgesehen, weil dabei erfasste Dokumentation verloren ginge.
In der Demo wird ein Dienst angelegt, ein einfacher Eintrag und ein vollständiges Protokoll erfasst und das ausgefüllte Original-PDF erzeugt. Für alles Weitere genügt das Kontaktformular — Bestellung, Frage oder Fehlermeldung. Wer lieber direkt schreibt: kontakt@saniakte.de oder 0152 53780358.
Zur Installation gehören die Unterlagen, die eine Organisation für den Datenschutz braucht: Impressum und Datenschutzerklärung mit den eigenen Angaben, Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Vorprüfung zur Datenschutz-Folgenabschätzung. Sie sind auf Saniakte zugeschnitten und beschreiben, was die Anwendung tatsächlich tut — die Organisation trägt ihre eigenen Angaben ein und gibt sie frei.
