Sicherheit und Datenschutz

Wo Ihre Daten liegen

Jede Organisation bekommt eine eigene Installation mit eigenen Containern und eigener Datenbank. Einen gemeinsamen Datentopf über mehrere Organisationen hinweg gibt es nicht. Die Datenbank ist von außen nicht erreichbar; nur die Anwendung derselben Installation greift auf sie zu, und Verbindungen laufen ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.

Alle Installationen laufen auf einem gemeinsamen Server der netcup GmbH im Rechenzentrum Nürnberg. Auf demselben Server laufen außerdem die Dienste von Saniakte selbst, etwa diese Website, die Statusseite und der Mailserver, sowie weitere Dienste des Betreibers, die nicht zu Saniakte gehören, jeweils in eigenen Containern.

Wer zugreifen kann

Jede Person meldet sich mit einem eigenen Konto an. Was sie sehen und tun darf, folgt aus ihrer Rolle (Verwaltung, Zeugwart, Helfer) und aus den Rechten, die Ihre Verwaltung festlegt. Ein zweiter Faktor lässt sich je Konto einschalten. Nach acht Fehlversuchen binnen 15 Minuten ruht die Anmeldung des Kontos für die Adresse, von der die Versuche kamen.

Saniakte verarbeitet die Daten nur im Auftrag und nach Ihrer dokumentierten Weisung. Das regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Sicherung

Jede Installation wird täglich um 02:30 Uhr gesichert und sofort verschlüsselt (AES256). Danach wird jede Sicherung vollständig eingelesen, um zu prüfen, dass sie sich entschlüsseln und lesen lässt. Der Klartext liegt dafür kurz in einem Ordner, auf den nur der Betriebsnutzer zugreifen kann, und wird sofort wieder gelöscht. Aufbewahrt werden die Sicherungen 30 Tage.

Die Sicherungen liegen verschlüsselt auf demselben Server bei netcup in Nürnberg wie die Installationen. Vor jeder Aktualisierung einer Installation entsteht zusätzlich eine Sicherung der Datenbank. Sie ist nicht verschlüsselt, liegt ebenfalls nur für den Betriebsnutzer zugänglich und wird nach 30 Tagen gelöscht. Eine Kopie außerhalb dieses Servers ist geplant; heute gibt es sie noch nicht.

Löschung

Hilfeleistungen werden voreingestellt zehn Jahre nach dem Tag der Hilfeleistung gelöscht (§ 630f Abs. 3 BGB), von selbst und endgültig, nicht nur unkenntlich gemacht. Eine längere Frist stellt die Organisation selbst ein. In den Sicherungen stehen gelöschte Daten noch, bis diese nach 30 Tagen wegfallen. Fragt eine betroffene Person nach ihren Daten, erzeugt die Anwendung die Auskunft; einzelne Hilfeleistungen lassen sich einschränken.

Im Einsatz ohne Netz

Ohne Empfang bleibt ein Eintrag auf dem Gerät, bis der Server ihn angenommen hat; dann wird er dort sofort gelöscht. Beim Abmelden leert die Anwendung den Speicher vollständig und fragt vorher, ob wartende Einträge erst übertragen werden sollen. Auf dem Gerät schützt die Gerätesperre die Einträge, zusätzlich verschlüsselt sind sie nicht. Schreiben Sie für Dienstgeräte deshalb eine Bildschirmsperre vor.

Cookies und Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und bindet weder Tracking noch fremde Dienste ein; die Schriften liegen auf diesem Server. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung. In der Anwendung setzt die Anmeldung nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungscookie sowie Cookies gegen gefälschte Anfragen und für die Rückleitung nach der Anmeldung. Analyse- oder Werbedienste gibt es auch dort nicht.

Unterlagen für Ihre Organisation

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung

  Auf der Website lesen oder als PDF.

• Technische und organisatorische Maßnahmen

  Als PDF, in der allgemeinen Fassung. Mit den Angaben Ihrer Organisation gefüllt bekommt sie die Verwaltung in der Anwendung.

• Verzeichnis, Vorprüfung zur Folgenabschätzung, Ablauf bei Datenpannen

  In der Anwendung unter Einstellungen › Datenschutz, als Vorlage mit den Angaben Ihrer Organisation.

Wenn etwas passiert

Erfährt Saniakte von einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten, meldet Saniakte sie Ihnen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden. Ob gerade eine Störung bekannt ist, zeigt die Statusseite. Störungen, die den Betrieb verhindern, melden Sie in den bezahlten Paketen telefonisch: 0152 53780358.

Was wir nicht haben

• Kein Zertifikat. Saniakte hat keine Zertifizierung nach ISO 27001, BSI C5 oder Vergleichbarem.
• Keine Sicherung an einem zweiten Ort. Alle Sicherungen liegen derzeit verschlüsselt auf demselben netcup-Server wie die Installationen. Eine Kopie bei einem zweiten Anbieter ist geplant.
• Keine geregelte Vertretung. Saniakte wird von einer Person betrieben. Ist sie nicht erreichbar, springt derzeit niemand ein.

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